専任部署なし・広域移動の複雑な体制下で、電話対応削減とオンライン予約率3割超を実現
株式会社リザーブリンク（本社：東京都港区、代表取締役：井出 勝彦）が提供する予約管理システム「ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）」が、株式会社ハウスメイトマネジメント（本社：東京都豊島区）の西日本事業本部に導入されました。
本導入により、西日本エリア全11支店における退去立会いの予約受付がオンライン化。専任部署を持たず、広域移動を伴う複雑な業務体制のなかで、電話対応の削減と業務効率の向上を実現しています。
▼予約管理システムとは
予約管理システムとは、Web上での予約受付・変更・キャンセルを一元管理し、顧客情報や対応内容を事前に把握できる仕組みです。電話対応や窓口業務においても、事前予約制を導入することで「待たせない対応」や人員配置の最適化を実現でき、顧客満足度と業務効率の両立に寄与します。
不動産業界に根強い“電話予約”の課題
賃貸住宅の退去立会いにおいて、予約の電話・FAX対応は不動産業界では今なお一般的な方法です。ハウスメイトマネジメントでは、退去の解約受付自体は既にオンライン化されていたものの、その後の立会い予約は電話とFAXのみで受け付けており、入居者・社内双方にとって二度手間が発生していました。
とくに西日本エリアでは、東日本と異なり立会い専門部署が存在せず、担当者は通常の管理業務と兼任しながら「大阪から京都、さらに奈良へ」といった広範囲を移動して対応。移動時間や他業務との兼ね合いを考慮した、複雑な日程調整が必要でした。
こうした背景から、東日本エリアでのChoiceRESERVE先行導入により成果が出ていたことを受け、西日本エリアでも導入を決定しました。
「エリア×担当者×所要時間」を設計できる柔軟性が決め手
ChoiceRESERVEが選定された決め手は、複雑な業務フローに対応できる柔軟性です。西日本エリアでは、担当者ごとに対応エリアや移動時間、他業務のスケジュールが異なるため、単純な予約枠の設定では現場が回りません。
ChoiceRESERVEでは、支店ごとにアカウントを作成し、「エリア×担当者×所要時間」という条件で予約枠を細かく設計できるため、現場の実態に合った仕組みを構築することができました。
導入後の効果
電話対応の削減と業務集中の実現
導入後、月末の繁忙期に集中していた電話対応が減少。個人顧客の3割以上がオンライン予約を利用するようになり、特に現役世代での利用率が高くなっています。電話による作業中断が減ったことで、担当者は他の重要業務に集中できるようになりました。
事前情報の取得による立会い品質の向上
予約時の事前アンケートで「ペット飼育の有無」「喫煙の有無」を確認できるようになりました。以前は電話口で聞きそびれることもあった情報を、必須項目として確実に取得。事前に状況が把握できることで、担当者は適切な準備をした上で立会いに臨めるようになりました。
リマインドメールによるノーショーの削減
複数回のリマインドメールを自動送信できるようになり、入居者の「うっかり忘れ」によるノーショー（予約不履行）が導入前より確実に減少。現場のストレス軽減につながっています。
属人化の防止
ChoiceRESERVEでは、担当者個人ではなく「エリア」で予約を受ける設計としたことで、担当者が異動しても入居者側の操作は変わりません。人に依存しない、持続可能な運用体制を構築しました。
ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）について
ChoiceRESERVEは、リザーブリンクが提供するSaaS型の予約管理システムです。
業界・業種を問わず、200以上のサービス・機能から必要なものを選択し、独自の予約サイトを構築することが可能です。豊富な実績で培ったノウハウを基に、予約・顧客管理における業務効率化と、質の高い顧客体験の創出を支援します。
サービスサイト：https://yoyaku-package.com/
導入事例ページ：https://yoyaku-package.com/works/housemate/
株式会社リザーブリンクの会社概要
会社名：株式会社リザーブリンク（Reservelink, Inc.）
所在地：〒107-0062 東京都港区南青山1-1-1 新青山ビル
代表者：代表取締役 井出 勝彦
