従来の煩雑化した手続きをよりスマートに。DocuSign × kintoneで不動産投資の申込・契約プロセスを効率化
トラスティーパートナーズ株式会社が電子署名の導入に踏み切った背景には、社会全体でDX化が進むなか、時代に沿った申込・契約方法に切り替え、お客様の利便性を向上したいという想いがありました。
投資用の不動産物件をご契約されるお客様には、お申し込み時に申込書、個人情報の取り扱いについての同意書、リスクの確認書、その後、ご契約を締結する際には売買契約書、重要事項説明書、マスターリース契約書などの書類に署名・捺印をしていただいています。複数の物件をご購入の場合は、署名・捺印が必要な書類の数は2倍、3倍と増えてしまうのが従来の課題でした。これらすべてが紙の書類でしたので、お客様の手間は多くなる傾向にありました。また、お手続きは対面で行っていましたが、当社のお客様は遠方にお住まいの方も多く、なるべくご負担をかけないような方法に切り替えたいと考えていました。
加えて、紙の書類を作成するコストの削減と、管理性の向上も求められていました。「例えば、年間でお申し込み時に必要な書類の作成に約1,200枚、ご契約時の書類については約10,500枚の紙が使用され、用紙および印刷にかかるコストが発生していただけでなく、その書類を保管する場所も増える一方でした。書面の数が増えれば紛失におけるリスクもありますし、そういったリスクも回避したいと考えていました。
kintoneとの柔軟な連携を評価し、DocuSignの導入を決定
申込書や契約書をはじめとした書類の電子化は同社の業務改善の中でも優先事項となり、電子署名ソリューションの導入を決断。複数の電子署名サービスを比較検討する中で、最終的に同社が選択したのがDocuSign eSignatureでした。
DocuSignを選択した最大の理由は、当社の顧客管理システムを担うkintoneとのスムーズな連携が可能なことでした。kintoneと電子署名サービスの連携により契約管理を一元化したいと考えていたのですが、候補の中で、当時それが可能なのがドキュサインの電子署名でした。
時間コストの削減を実現し、お客様や従業員にスマートな手続きを提供
導入効果の1つが、ペーパーレス化による「時間コストの削減」です。
最大の効果は時間の節約です。以前は対面でお手続きをしていたため、移動やご契約のお手続きを含めて最低でも2時間、遠方のお客様ですと半日〜1日ほどの時間を要していました。オンラインで完結できるようになってからは、営業担当者より、他の商談やお客様との打ち合わせにより多くの時間を充てられるようになったとの声が上がっています。
契約書の作成を担う業務部門でも、契約書の印刷・製本作業がなくなったため、1案件につき20～30分かかっていた作業時間が節約できたほか、紙の契約書をPDFに変換する作業も不要となり、担当者から評価の声が多く寄せられています。
お客様側のメリットが何より大きく満足しています。
顧客ファーストを掲げる弊社としては、この効果は非常に喜ばしく感じています。
いつでもどこでも書類を確認することができるので、移動や契約手続きのための時間を確保する必要がなくなり、記入・捺印にかかる手間も軽減されます。何枚もの書類に氏名、住所などの必要事項を記入し、署名・捺印するのは骨の折れる作業です。
ドキュサインの電子署名を活用して、申込・契約プロセスを効率化し、“従来の煩雑化した手続きをよりスマートに。”を実現するトラスティーパートナーズ。今後は賃貸物件の管理を行うプロパティマネジメント事業部など、他部門へも導入効果を提示しながら、活用を拡大させていきたいと考えています。
【会社概要】
会社名：トラスティーパートナーズ株式会社
所在地：東京都渋谷区恵比寿4-3-14 恵比寿SSビル8階
設立：2013年09月20日
代表取締役：関野大介
事業内容：アセットマネジメント事業、プロパティマネジメント事業、PRマーケティング事業、リースバック事業、保険事業
URL：https://trusty-partners.co.jp/
【不動産投資のご案内】
https://xn--ihq79igxcot4cpsi.tokyo/mendanseiyaku/gift_5000/
【お客様からのお問い合わせ先】
トラスティーパートナーズ株式会社
TEL：03-6432-5580（平日10：00～19：00）
【DocuSign製品のご案内】
https://www.docusign.com/ja-jp/products/electronic-signature
