ペーパーレスからはじめるDXと働き方改革を長野から発信
株式会社モリビ（本社：長野県長野市、代表：森山アリエル、以下モリビ）は、2023年7月6日に開催されましたサイボウズ株式会社（本社：東京都中央区、代表取締役社長：青野慶久、以下サイボウズ）が主催する「kintone hive 2023 tokyo」にて、関東・甲信越代表として選出されました。
【kintone hiveとは】
サイボウズが提供する業務改善プラットフォームkintoneの活用アイデアをユーザー同士で共有するライブイベントです。
日頃の業務でkintoneを使いこなしているユーザーが一堂に会し、業務改善につながるkintoneの活用ノウハウをそれぞれの視点で披露・共有します。これまでに100社以上の企業が登壇しており、累計参加者数は1万名を突破しました。
会場：Zeppダイバーシティ東京
この度、kintoneを活用することで業務のペーパーレス化や多様な働き方の実現、企業風土の改革を短期間で実現したことを成功事例とし、弊社植田が登壇する機会をいただきました。
【Webページ】https://kintone.cybozu.co.jp/jp/event/hive/
発表の内容
数々のアナログ業務
■抱えていた課題
kintone導入以前は、紙を使った業務、FAX、ハンコ等といった旧来のアナログ的な業務が行われていました。また、ほぼ全ての情報が属人的に管理されており、業務の進捗や内容など、担当者にしか分からないといった状況に加えて、複雑化したチェック業務や、無理・無駄が多く存在しており業務効率が悪く生産性が向上しないことが大きな課題でした。
■kintoneの効果
紙やエクセルで管理している社内のさまざまなデータをクラウド上で一元管理することから始めました。
一元管理＝情報の属人化防止になり、バラバラになっていた情報を一つにまとめて共有が可能になります。
社内の効率化だけでなく、お問い合わせいただいたお客様へスムーズに対応ができる為、お待たせする時間も短縮され、大きな効果を実感しました。
紙業務をkintoneに切り替えた
■ペーパーレスとリモートワークの導入
1年間で42万枚もの紙を使用していたことが分かりました。金額にすると28万円程で、企業全体の数字としてみれば小さく見える数字かもしれませんが、紙に年間28万円払っているということは衝撃的でした。順調に業務のペーパーレス化が進み、紙の使用量は1年間で95％削減を達成することができました。
削減できた経費をシステムの導入や、デュアルディスプレイ環境を揃えるといった設備投資に繋げることができました。
また、あらゆる情報がクラウド上に存在すること、出社せずとも日常業務から業務改善まで幅広く対応できるようになり、リモートワークの導入もスムーズに実現しました。生産性、効率化だけでなく、会社の風土が大きく変わったことを実感しました。
登壇した植田よりコメント
関東・甲信越代表に選んでいただいたことを嬉しく思っています。
業務の属人化と、溢れかえる業務の無理・無駄など多くの課題を抱えた会社で、課題の整理から業務改善の進め方、効果を実感したアプリの成功例などをお話しさせていただきました。発表を聞いた方に「自分もやってみようかな」と思っていただけたら嬉しいです。
kintoneを社内に浸透させていく過程の中で上手くいかないこともありましたが、何かを変えるときは社員1人ひとりと対話を重ねて進めていくことが大切だという気づきがありました。今では全社員がkintoneを当たり前のように使って働いています。
ちなみに着物姿で登壇していますが、会社員として働く一方で浄土宗僧侶としても活動しています。実は二足の草鞋を実現できているのも、kintoneのおかげです。私はバックオフィスから社員が働きやすくなるよう業務改善することが主な役割ですが、リモートで活動したりと柔軟な対応をすることが可能になりました。
事例を発表する植田
紙資源の使用が減り、多様な働き方が生まれたことでSDGsへも目を向ける機会になり、長野県SDGs推進企業として登録させていただきました。予測のできない現代だからこそ、データやデジタルを使って激しい環境変化に対応していくことが求められます。
DXを推進してSDGsの実現に寄与し、社会から求められる企業を目指していきます。
■登壇者プロフィール
植田 剛士（うえだ つよし）
入社8年目 経営企画室所属
主に社内の業務改善を生業としており、会社員として勤める一方で浄土宗僧侶としても活動している。
kintone とは
東証プライム上場企業の3社に1社を含む、30,000社以上が利用しているサイボウズのノーコード・ローコードツール。ITの知識がなくても自社の業務に合わせたアプリを作成でき、日々変化する業務にあわせた改良も簡単に素早くできます。主な機能として「データベース＋ワークフロー＋コミュニケーション」の特性があり、顧客管理、出張申請、業務日報など幅広い用途で活用できるため、現場主導の継続的な業務改善を実現します。
製品サイト：https://kintone.cybozu.co.jp
株式会社モリビとは
「再生」をテーマにリフォーム・リノベーション、賃貸住宅管理、空き家活用など地域の再生に携わる事業に取り組んでいます。
「持続可能な未来を長野から」DXによる多様な働き方の実現を目指し、雇用創出から誰もが活躍できる安全・安心な労働環境を促進します。また空き家を有効活用し街中から山間部まで、持続可能な長野県の「住」を実現します。
社名：株式会社モリビ
代表者：代表取締役社長 森山 アリエル
本社所在地：長野県長野市稲葉日詰1383-1
事業内容：リフォーム・リノベーション / 賃貸物件管理 / 空き家活用
設立：平成11年5月30日
